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최근 유비쿼터스 업무 환경이 조성되면서 전 세계와 실시간으로 비즈니스를 펼칠 기회가 잦아지고 있다. 바꿔 말하면, 나의 고객, 나의 거래처 역시 나 이외에 다른 곳과도 접촉할 수 있는 가능성이 무한해졌다는 뜻이다.
따라서 상대와 쉽게 통하고 상대의 눈을 잡아 끌 수 있는 문서 작성 능력이 필요하다. 수많은 문서 중 확실히 눈을 끌고, 핵심으로 승부하는 ‘군계일학(群鷄一鶴)' 누드 문서로 더 많은 고객, 더 넓은 비즈니스 기회와 통(通)하자.
비즈니스 문서를 벗겨라 – 누드 문서 작성
그 팀장, 그 팀원의 사정
사람 좋기로 소문난 A팀장. 그에게는 남들은 모르는 고민이 있다. 팀원들에게 성심껏 업무 관련 메일을 보내지만, 제시간에 맞춰 일을 해결하는 직원이 없다. 평상시 좋은 관계를 유지해 왔는데도 요청대로 일을 처리해주지 않는 팀원들이 야속하다. 자신의 리더십에 문제가 있는 것은 아닌지 고민이다.
A팀장과 함께 일하는 팀원들은 팀장의 긴 메일이 부담스럽다. 무슨 내용인지 한 눈에 들어오지 않는다. 보고를 하라는 것인지, 자료를 요청하는 것인지, 아니면 그냥 알고만 있으라는 것인지 명확하지 않다. 개인적으로는 팀장님을 존경하지만, 바쁜 업무 중에 받는 팀장님의 메일은 반갑지 않다. 읽고 또 읽어야 ‘아. 이런 내용이구나' 라는 것을 깨닫게 되기 때문이다.
왜, 누드 문서 작성인가
전자 메일을 통해 업무를 처리하는 일이 많아지면서 상대에게 ‘통'하지 않는 메일을 보낼 경우 자신이 원하는 바를 얻지 못할 가능성이 높아졌다. 상대는 내가 보낸 메일 이외에도 너무나 많은 메일에 시달리고 있기 때문이다.
따라서 내가 보낸 메일의 핵심 내용이 바로 보이지 않을 때, 나의 요청사항은 상대의 우선 순위에서 밀려나게 된다. 바쁜 상대의 시간과 상황을 배려하고 상대로부터 나의 요청사항에 대한 답을 바로 얻어내길 원한다면, 상대가 나의 메일을 보자마자 문서의 핵심을 파악할 수 있는 ‘누드 문서'를 작성해야 한다. 이는 단지 전자 메일만의 문제가 아니라 비즈니스 문서 전체에 적용된다.
최근 거의 모든 회사가 EP(Enterprise Portal, 기업포털) 시스템을 도입하면서 대부분의 기안, 품의, 보고가 문서를 통해 진행된다. 대면(對面)보고 과정이 생략된 채로, 결재라인을 따라가는 전자 문서의 흐름으로 처리되고 있는 것이다. 결국 업무의 성과, 정보, 결과 등이 전자 결재라인에서 정리된 내용에 따라 상대에게 인식된다.
따라서 내가 작성한 문서 내용이 누구에게 전달되더라도 쉽게 파악되도록 하는 것이 더욱 중요해졌다. 아무리 일을 잘했어도 그 잘한 일의 결과를 상대가 알아보지 못한다면 허사다. 일을 잘하는 것은 중요하다. 그런데 잘한 일의 결과를 정리한 문서가 상대에게 바로 인식될 수 있도록 하는 문서 작성 능력도 역시 중요하다.
비즈니스 문서는 ‘누드'를 지향해야 한다. 보자마자 내 문서의 핵심을 알 수 있도록 하고 관심이 끌리도록 해서, 상대로부터 원하는 결과를 얻어내야 한다.
비즈니스 문서를 벗기는 법 – 일주일로 기억하는 누드 문서 작성 원칙
상대에게 핵심을 바로 전달할 수 있는 문서를 작성하기 위해서 다음과 같은 7가지의 원칙을 기억하자. 월요일부터 이어지는 일주일의 순서대로 실천하다 보면 밋밋했던 나의 문서가 점차 상대의 시선을 사로잡는 ‘누드 문서'로 변해갈 것이다.
1. 월등한 제목에 분명한 목적을 담아라
비즈니스 세계에서 결과를 내기 위해서는 결정권을 지닌 사람을 움직일 수 있어야 한다. 그러나 결정권을 지닌 사람일수록 시간이 없고 봐야 할 문서는 많다. 따라서 그들의 관심을 사고 마음을 움직이기 위해서는 다른 문서와는 차별되는 월등한 제목을 붙여야 한다. 상대가 내 문서의 제목을 읽고 즉각적으로 목적을 이해할 수 있어야 한다. 상대는 제목을 보고 문서를 더 읽을 것인지 말 것인지 결정한다.
 2. 화끈한 결론으로 승부하라
문서는 문서 자체로 상대를 이해시켜야 한다. 프레젠테이션, 구두 보고 등은 자신이 말하고자 하는 메시지를 제스처나 분위기를 통해 보완할 수 있으나, 문서는 그 자체로 상대에게 내용을 전달해야 한다. 따라서 문서를 작성하는 사람은 문서의 핵심 내용을 상대가 이해하기 쉽게 써야 한다. 이를 위해 문서의 핵심 내용인 결론 / 요청사항 / 대답을 먼저 제시한다. 그래야 상대는 그 이후에 나오는 이유 / 근거 / 설명을 쉽게 이해할 수 있다.
3. 수수한 구조를 만들어라
내 문서의 내용을 상대가 쉽게 이해할 수 있게 하기 위해서는 본문 자체가 한 눈에 들어올 수 있어야 한다. 따라서 본문 작성시 다음과 같이 수수한 구조의 3가지 원리를 적용하자.
 첫째, 용건이 명확한 소제목을 붙여라. 본문의 내용에 맞는 소제목을 붙이자. 의미가 명확한 제목을 붙일 수 있다면 상대는 내가 말하고자 하는 개략적인 내용과 흐름을 제목만 읽고도 이해할 수 있다.
둘째, 키워드 중심의 번호체계를 활용하라. 번호체계를 활용하여 각 단락의 내용을 정리하면 단락마다 담긴 내용을 한눈에 볼 수 있다. 동시에 키워드를 활용하여 함께 정리해 주면 각 내용의 핵심을 이해하기 쉽다.
셋째, 핵심을 강조하라. 문서는 스스로 중요한 점을 강조할 수 없기에, 작성자는 문서에 강조 사항을 표시해야 한다. 예를 들어 밑줄을 치는 것, 글자를 두껍게 하거나 색을 달리 하는 방법을 사용할 수 있다. 이러한 방식을 통해 작성자는 상대에게 강조하는 바를 알릴 수 있다.
4. 목숨처럼 숫자를 확인하라
비즈니스 상황에서 대부분의 결과물들은 숫자를 중심으로 나타난다. 따라서 숫자를 담는 비즈니스 문서는 반드시 숫자가 정확한지 확인하는 과정이 필요하다. 숫자에 오류가 없을 때는 아무도 잘했다고 칭찬하지 않는다. 그러나 숫자가 틀렸을 경우 사람들은 문서 자체의 신뢰성을 의심하기 시작한다. 숫자가 틀렸으니 문서의 다른 내용에도 오류가 있을 것이라고 판단하는 것이다. 이러한 실수를 막기 위해서는 하나 하나의 숫자 데이터를 눈여겨보고 동시에 숫자의 흐름을 함께 읽어 낼 수 있어야 한다.
또한 숫자를 통해 전달하고자 하는 메시지를 효과적으로 전달할 수 있는 방법을 고민해 본다. 이를 위해 내가 전달하고자 하는 메시지에 따라 적합한 차트의 종류를 선택해서 사용한다.
5. 금쪽같은 문장을 써라
상대에게 문서를 통해서 특별한 인상을 남기고 싶다면 수준 높은 문장을 사용하자. 좋은 문서를 쓰기 위해 기억해야 할 것은, 문장의 단순성, 간결성, 명확성이다. 단순한 문장을 위해서는 문장을 끊어 쓴다. 문장이 길어질수록 내용을 이해하기 어렵기 때문이다. 간결한 문장을 위해서는 문장과 단어의 중복을 피한다. 특히 단어의 중복은 습관적인 경우가 많다. 명확한 문장은 상대가 헷갈리지 않게 하는 것이다. 이를 위해 의미가 명확한 단어를 써야 하며, 동시에 의미를 명확하게 하는 문장 구조를 사용해야 한다.
6. 토하는 열정을 보여라
문서를 읽는 상대를 움직이기 위해서는 문서에 작성자의 열정을 심어야 한다. 이러한 열정을 드러내는 방법은 상대에게 명확한 요청을 하는 것과 상대를 배려하는 문장을 사용하는 것이다. 의미가 같다면 상대가 최근에 자주 사용했거나 강조한 단어나 문장을 사용하자. 또한 상대의 기분을 좋게 하는 표현과 문장 구조를 사용하자.
7. 일은 낙장불입이다
실수가 담긴 문서는 발송 이후에는 되돌리기 힘들다. 양해를 구하고 수정을 하더라도 서로에게 찜찜한 기분을 남긴다. 흔히 우리가 말하는 ‘낙장불입'의 성격을 갖고 있는 것이다. 따라서 문서를 발송하기 전에 반드시 치명적인 실수 유형을 점검해야 한다. 많은 이들이 문서를 점검한다고 하면 오탈자를 떠올리곤 한다. 그러나 이보다 더욱 신경을 써야 할 것들이 있다.
우선 개인의 이미지를 실추시킬 뿐만 아니라 회사에도 큰 손실을 미칠 수 있는 것부터 점검한다. 숫자를 둘러싼 실수나 회사의 기밀을 유출하는 실수 등이 이러한 예이다. 둘째로 상대의 자존심과 연관된 실수다. 상대 회사의 이름, 상대방의 직위, 직급이 정확한지 확인하자. 셋째로 일을 어설프게 한다는 느낌을 주는 실수다. 첨부할 파일을 누락시키거나, 제목과 본문의 내용이 전혀 다르거나, 또는 제목 없이 문서를 보내는 경우 등이 있다.
좋은 비즈니스 문서는 ‘누드'와도 같다. 즉, 문서의 제목부터 문서 곳곳에 담긴 문장과 요소 하나하나가 상대의 눈길을 끌어야 한다. 그리고 상대에 대한 배려와 발송 전 점검까지 세심한 주의가 필요하다. 핵심이 효과적으로 잘 전달되는 비즈니스 문서 작성을 통해 명품 문서 작성자로 거듭나자.
- 김용무 / 기업교육 전문기관 파도인 전임 컨설턴트, < 누드 글쓰기 - 핵심을 찌르는 비즈니스 문서 작성법 > 저자
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