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비즈니스와 관련한 방문 약속을 잡는 상황은 쌍방 간의 거래가 확정되었거나, 거래 확정을 위해 상대 회사를 방문해서 검토해야 하는 경우, 이미 예전부터 거래가 지속되고 있는 경우 등 다양할 것이다. 어떤 경우이든, 상대편 회사를 방문하고자 일정을 잡을 때는 최대한 상대의 편의를 배려하여 날짜와 시간을 정해야 한다.
한편, 제품이나 서비스에 불만이 있어서 메일을 보내는 경우에는 상대로부터 최대한의 보상과 문제해결이 모두 만족스러운 방향으로 매듭지을 수 있도록 한다. 불평과 불만을 토로하기만 하는 식의 메일로는 이쪽에서 원하는 좋은 결과를 이끌어 낼 수가 없다.
자주 쓸 수 있는 문장 패턴
1. 방문하겠다는 의사를 밝힐 때 / Why don't we meet and continue ~~?
=> Why don't we meet and continue the discussion?
만나서 협의를 계속하는 것이 어떨까요? (활용 예) * Can we visit you and discuss the matter sometime next week? 다음 주쯤에 귀사를 방문해서 그 문제에 대해 논의할 수 있을까요? * Let's set up a meeting at your convenience. 귀사에서 편리하신 때로 미팅을 잡기로 하죠. 2. 약속 날짜를 의논할 때 / Would you please tell us ~~?
=> Would you please tell us the most suitable date for you?
가장 좋으신 시간을 알려 주시겠습니까?
(활용 예)
 * We would like to fix the date at your earliest convenience. 귀사에서 편하신 때 가급적 빨리 날짜를 정했으면 합니다. * Please let us know your convenient date ahead of time. 좋으신 시간을 미리 좀 알려 주시기 바랍니다. * Let me inform you of our scheduled arrival time beforehand. 미리, 저희가 도착할 예정시간을 알려 드리겠습니다. 2. 약속 날짜를 변경할 때 / Can we reschedule ~~?
=> Can we reschedule our meeting?
우리가 만나기로 한 미팅 일정을 다시 조정할 수 있을까요? (활용 예) * Can we rearrange our meeting? 저희 미팅 일정을 변경할 수 있을까요? * If you would like to change the schedule, please let me know how to adjust it. 일정을 변경하시고 싶으시면, 어떻게 조정하면 좋을 지 알려 주십시오. * Is it possible to readjust the schedule? 일정을 조정할 수 있을까요? * How about postponing the schedule a bit? 일정을 좀 연기하는 건 어떨까요? 3. 약속을 확정할 때 / I'd like to confirm ~~.
=> I'd like to confirm our meeting schedule.
미팅 일정을 확정하고자 합니다.
(활용 예) * I'm writing to confirm our arrival time. 도착시간을 확정하고자 메일을 보내 드립니다. * This email is to confirm our visit next week. 다음 주에 저희가 방문하기로 확정한 것을 알려 드리려 메일을 보냅니다. * This email hereby confirms that we will visit your company. 저희가 귀사를 방문하겠음을 확정하는 메일입니다. 4. 불만사항이 있을 때 / We are dissatisfied with ~~?
=> We are dissatisfied with your product.
귀사의 제품에 불만이 있습니다.
(활용 예)
* We are unhappy with your recent delivery. 최근 보내 주신 제품에 불만이 있습니다. * We have some complaints regarding your product. 귀사의 제품에 불만이 있습니다. * We have some complaints concerning your service. 귀사의 서비스에 불만이 있습니다. 5. 불만사항에 대한 해결을 요청할 때 / We would like to ~~.
=> We would like to get it serviced.
(문제가 있는 부분에 대한) 서비스를 해주시기 바랍니다.
(활용 예) * We would like to be compensated for the inconveniency and trouble you have caused us. 귀사가 끼친 불편과 문제에 대해서 보상을 받고자 합니다. * Your product was less than satisfactory. 귀사의 제품이 기대 이하였습니다. * We will return products with any defects right away. 하자가 있는 제품들을 즉각 반송하겠습니다. * Please return the defective product at your cost. 결함이 있는 제품들을 귀사의 비용으로 반송해 주시기 바랍니다. * We want a formal apology from your company. 귀사의 공식적인 사과를 요청하는 바입니다. 6. 불만사항에 대한 상대편 회사의 방침을 알고 싶을 때 / Let me know ~~.
=> Let me know your repairs and returns policy.
수리와 반송에 관한 귀사의 방침을 알려 주시기 바랍니다.
(활용 예)
* Let me know your exchange policy. 교환에 관한 귀사의 방침을 알려 주십시오. * Let me know how I can get the product repaired. 어떻게 제품의 수리를 받을 수 있는지 알려 주십시오. * I would like to be provided with information on your repairs and returns policy. 수리와 반송에 관한 귀사의 방침을 알려 주시기 바랍니다. * What should I do if the product needs to be repaired or replaced? 제품의 수리나 교환이 필요할 때는 어떻게 해야 합니까?
- 자주 쓸 수 있는 문장 패턴
=> 비즈니스 메일의 끝 부분에 쓸 수 있는 말들 Sincerely, Sincerely yours, Yours truly, Respectfully, Respectfully yours => 일반적인 메일 끝 부분에 쓸 수 있는 말들 Regards, Best regards, Best wishes, All the best - 방문 시 지참하거나 메일에 첨부할 수 있는 보고서
 * sales report 영업보고서 * monthly report 월간보고서 * financial statement 재무제표 * balance sheet 대차대조표 * profit and loss statement 손익계산서 - 시간 약속할 때
* 5 pm Korea time 한국 시간으로 오후 5시 * 10 am our time 여기 시간으로 오전 10시 * 2 pm local time 현지 시각으로 오후 2시
메일 예시 1
From: Gildonghong@samsung.com
To: HarryRosewell@NewworldEnterprise.cpm
Good morning. Regarding the recent matter, Director Hong would like to visit your company sometime next month. Could you please email me with your most convenient dates?
Sincerely yours,
Hong Gil-dong
Office Phone: 82-2-123-4567 ext.789
Cell Phone: 82-10-987-6543
Fax: 82-2-123-7896
Email: Gildonghong@samsung.com
* 우리말 해석
안녕하세요. 최근 사안에 대해서 직접 뵙고 협의하고자 Director Hong이 다음 주쯤에 귀사를 방문하시고자 합니다. 편하신 날짜를 알려 주시겠습니까?
메일 예시 2
From: Gildonghong@samsung.com
To: HarryRosewell@NewworldEnterprise.cpm
Good afternoon. We feel sorry to tell you that there have been increasing cases of customer complaints regarding your products. Please try to find out what causes the problem. We are very unhappy with this situation. We may have to meet and hold a meeting to discuss the problem. I look forward to hearing from you soon.
Sincerely yours,
Hong Gil-dong
Office Phone: 82-2-123-4567 ext.789
Cell Phone: 82-10-987-6543
Fax: 82-2-123-7896
Email: Gildonghong@samsung.com
* 우리말 해석
안녕하십니까. 귀사의 제품에 대한 소비자의 불만사항이 증가하고 있음을 알려 드리게 되어 유감입니다. 문제가 무엇인지 확인해 주시기 바랍니다. 저희는 이 상황이 매우 유감스럽습니다. 이 문제를 논의하기 위해 만나서 회의를 해야 할 것 같습니다. 연락주시기 바랍니다.
- 김승은 / EBS 라디오 ‘말미잘 English' 진행, ‘English Go Go'에서 매주 수요일 ‘김승은의 English for the Soul' 코너 진행(6~7 p.m.), 각종 영어교재 기획, 집필 및 제작, 오디오 및 동영상 교재 녹음, 해설 강의를 맡고 있다. |